Privacystatement

Beleid Sinfonietta Voorschoten met betrekking tot de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Sinfonietta Voorschoten is een kamerorkest.
Voor de ledenadministratie verwerkt zij reguliere persoonsgegevens van leden en invallers.  Bijzondere persoonsgegevens van leden worden niet verzameld en verwerkt.
Het gebruik van de gegevens gebeurt conform de wet Algemene Verordening Persoonsgegevens.

Met welk doel worden deze persoonsgegevens opgeslagen?
De gegevens worden alleen verzameld om de leden op de hoogte te stellen van ontwikkelingen met betrekking tot het orkest. Daarnaast worden incidenteel nieuwsberichten over andere muziekorganisaties in de regio en enkele landelijke muziekorganisaties doorgestuurd.
Persoonsgegevens van invallers worden alleen gebruikt om hen persoonlijk te benaderen met een vraag. Verdere correspondentie wordt er met hen niet gevoerd.  De gegevens worden niet doorgegeven aan derden, dan met uitdrukkelijke toestemming van de betreffende persoon.

Welke gegevens worden verwerkt?
Alleen NAW gegevens (adres, telefoon, email), bankrekeningnummer,  bespeelde instrument, en jaartal van inschrijving worden bewaard. Foto’s van personen worden alleen gebruikt na toestemming. Ook worden gegevens van leden verwerkt met betrekking tot hun interesses, die zij willen inzetten voor het orkest. Dit met het doel de vereniging te versterken en leden de kans te geven zo veel mogelijk hun eigen kunde en vaardigheden in te zetten voor het orkest.
Van invallers worden de NAW- gegevens  en hun instrument bewaard.

Gebruik op basis van rechtmatigheid
Sinfonietta Voorschoten gebruikt  alleen gegevens met schriftelijke toestemming van de betrokkene, en omdat ze noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de activiteiten van het orkest. Sinfonietta Voorschoten verstrekt gegevens van leden alleen aan derden met uitdrukkelijke toestemming van deze leden. Gegevens van leden/kandidaatleden die geen deel meer uitmaken van het orkest worden binnen een maand na opzegging vernietigd. Hetzelfde geldt voor invallers die niet meer benaderd willen worden om in te vallen.

Wie kan uw gegevens inzien en hoe worden ze beveiligd?
De digitale gegevens van leden kunnen alleen worden ingezien door alle leden. De gegevens zijn opgeslagen op een website achter een digitale code, die alleen aan de leden bekend is. De leden hebben voor geheimhouding van de code getekend. De code wordt regelmatig gewijzigd.
Digitale gegevens van invallers kunnen alleen worden ingezien door leden van het bestuur, de dirigent en de concertmeester.

Wat zijn uw rechten?
U heeft het recht uw persoonlijke gegevens in te zien, aan te passen/wijzigen of ze te (laten) verwijderen.

Hoe lang worden uw gegevens bewaard?
Als u uw lidmaatschap opzegt, zal de vereniging ervoor zorg dragen dat uw gegevens binnen een maand van de website worden gehaald.
Gegevens van invallers, die niet meer benaderd willen worden, zullen uit het invallersbestand worden gewist.

Datalekken
Uiteraard doet Sinfonietta Voorschoten er alles aan om persoonsgegevens niet in handen van derden te laten vallen. Gebeurt dit wel, dan spreken we over een datalek. In de wet is geregeld dat als er een datalek plaatsvindt, dit gemeld wordt. Deze datalekken moeten – als ze voldoende ernstig zijn- onverwijld worden gemeld aan de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens (AP), voorheen het CBP, binnen 72 uur.  Aangezien de gegevens die Sinfonietta Voorschoten verzamelt niet gevoelige persoonsgegevens bevatten, zullen de gevolgen van een datalek beperkt zijn.

Vragen en/of klachten
Vragen over privacy bij stichting Sinfonietta Voorschoten kunt u stellen via sinfoniettavoorschoten@gmail.com.
Ook voor een klacht of melding kunt u  hier terecht. 

mei 2018